Certains DRH commencent à prendre conscience que l’utilisation abusive des mails nuit gravement à la santé de leurs salariés, au sens propre comme au sens figuré. Pour remettre les relations humaines au cœur des relations professionnelles, certains d’entre eux proposent des formations et rédigent des bonnes pratiques sensées aider les salariés à modifier leurs comportements face à la communication digitale.
Qui n’est pas rentré de vacances en trouvant 200 ou 300 mails (ou plus encore) à lire, tous plus urgents les uns que les autres ? Qui n’a pas eu un sentiment de découragement face à l’afflux permanent de mails et l’incapacité à se concentrer sur son travail ? Quels sont ceux qui ont eu la force, pendant leurs vacances, de s’empêcher de jeter un coup d’œil à leurs mails professionnels, en étant au bord de la piscine ou pendant qu’ils jouaient avec leurs enfants ? Ne vous est-il pas arrivé de devoir faire face à une urgence et de répondre au mail de votre patron ou de votre plus gros client à une heure indue ?
Cette situation est devenue le quotidien de nombreux salariés, les yeux rivés en permanence sur leurs écrans, condamnés à répondre dans l’instant aux sollicitations de clients, de managers ou d’autres services de l’entreprise. Nous nous accommodons de cette situation, nous essayons de la gérer, nous nous fixons des règles…qui fonctionnent quelques temps ; mais nous subissons cette situation. Lorsque l’on reçoit 100 mails par jour, voire beaucoup plus, comment peut-on se concentrer sur son travail ?
Quels sont les effets de cette situation sur notre santé ? L’afflux de mails, de messages Slack, de textos, ajoutés aux réunions sans fin et souvent inutiles, peuvent conduire à un sentiment de stress, d’écrasement, d’épuisement, de perte de confiance…qui, il me semble conduit au burn-out.
Comme je l’indiquais, certains DRH tentent de réguler l’utilisation de la communication digitale, pour éviter les dérives.
La première des dérives, c’est la perte de lien social : en ne communiquant avec ses collègues que par écrit, on détruit la relation humaine. Rien ne remplace le contact entre des personnes. Vous avez peut-être des collègues, qui pour des raisons de « traçabilité », vous envoient des mails pour un oui ou pour un non. Et comme le ton et la forme ne sont pas toujours très courtois, l’agressivité transparait et les relations se tendent… d’où conflits, guerres de tranchée, mauvaise ambiance…
Ne pensez-vous pas que, plutôt que relancer votre collègue sur le plan d’action qu’il devait vous envoyer avant-hier, par un mail rageur du type « sauf erreur de ma part, je n’ai toujours pas reçu le plan d’action que tu t’étais engagé à me communiquer il y a 3 jours… », vous pourriez peut-être passer le voir dans son bureau ? Pourquoi pas faire un petit brin de causette (vous êtes libre du choix du sujet), et lui demander si tout va bien, s’il y a un problème avec le plan d’action et s’il compte vous le transmettre d’ici ce soir ? Un peu de diplomatie, d’empathie et d’écoute ne nuiront pas à votre relation.
Bref, pour en revenir aux DRH qui cherchent à canaliser l’utilisation de la communication écrite / digitale, certains d’entre eux ont défini des bonnes pratiques (et pas des règles) :
- Quelle est la valeur ajoutée du mail ; requiert-il une action, ou est-ce seulement une information ? Certains mettent en place un système de tri en fonction de ce critère.
- Sujet informel / sujet formel ?
- Communication au groupe / communication individuelle ?
- Mettre en avant le droit à la déconnexion : pas de réponse à un mail pendant le week-end, on attend le lundi ; pas de mails lus pendant les vacances : vous informez ceux qui vous envoient des mails pendant cette période que leurs mails ne seront pas lus
- Pourquoi pas, organiser une « journée sans mail » ?
- Eviter de mettre des CC, voire plus insidieux, des Cci, pour ne pas remplir inutilement les boîtes mails…
Tout cela peut vous sembler excessif ; dans le fond, vous aimez peut-être rédiger et recevoir des mails…mais est-ce là votre vraie valeur ajoutée dans l’entreprise ? En clair, êtes-vous payé par votre entreprise pour passer deux à trois heures tous les jours à rédiger et répondre à des mails ? Vous qui avez une mission dans l’entreprise, le temps consacré à la rédaction ou à la lecture de mails…ne pourrait-il pas être mieux employé ?
Comment se déshabituer de la frénésie de communication digitale, mails, messages, textos ? c’est une mission qui peut être portée par les RH, facilitée par un travail d’éducation menée par un formateur (me contacter en MP), et qui doit engager l’entreprise, à commencer par son management.
Je remercie les DRH contactés sur LinkedIn, et rencontrés, notamment Thierry Saussé, qui ont accepté de partager leurs pratiques et les solutions qu’ils mettent en place pour que l’écrit ne détruise pas l’humain dans l’entreprise.
Jacques Milcent
