Les réunions efficaces sont un défi pour l’organisateur:
– fixer l’objectif,
– sélectionner les points à discuter,
– planifier l’heure et le lieu de la réunion,
– coordonner et inviter toutes les personnes qui doivent y assister.
L’objectif principal des réunions c’est de parvenir à des décisions en partageant, dans la mesure du possible, les différents points de vue des participants, et décidant des plans d’action à suivre.
Souvent, les réunions finissent par être des discussions sans fin, fastidieuses et ennuyeuses parce qu’elles n’ont pas d’objectif défini ou parce qu’elles sont répétitives.
Cela donne le sentiment d’une grande perte de temps pour les participants, en particulier si aucune mesure n’est prise pour le bon déroulement de la réunion ou si celle-ci devient un espace de critiques ou de débats interminables.
Le résultat de ces réunions mal préparées et mal organisées, c’est l’impossibilité de parvenir à un consensus, ce qui implique des objectifs inachevés, et un sentiment d’impuissance, tant pour la personne qui a convoqué la réunion que pour les participants.
Ainsi, si vous organisez des réunions efficaces, non seulement vous optimisez le temps des participants, mais vous êtes plus sûr que les participants comprennent l’objectif, et qu’elle se conclut par des accords et des engagements.
Les 5 étapes d’une réunion efficace :
- Le temps de préparation
Il s’agit de la phase initiale, depuis l’appel téléphonique jusqu’au démarrage de la réunion. Pour que les réunions soient réussies, il est nécessaire de planifier le lieu de la réunion, d’anticiper les imprévus qui peuvent survenir et la logistique nécessaire.
- Informez les participants
Construire un plan du déroulement de la réunion et l’envoyer à tous les participants. Communiquer également les objectifs de la réunion de manière claire et concise ainsi que les sujets abordés.
- Établissez une durée raisonnable
Idéalement, une réunion ne doit pas dépasser une heure. Le temps pendant lequel nous pouvons maintenir un haut niveau de concentration et d’implication se situe entre 30 et 60 minutes; si cela se prolonge, envisager de faire une courte pause.
- Le plan d’action
Prévoir un temps pour les questions et réponses après chaque point abordé, et non à la fin de la réunion; cela permet aux participants de répondre aux questions et d’apporter leurs points de vue. Une fois que tous les points de l’ordre du jour de la réunion ont été couverts, tous les points de vue sont collectés; il faut rédiger une synthèse de la réunion et établir un plan d’action dans lesquels chaque responsable est désigné
- Fin de la réunion
En fin de réunion, l’organisateur fait la synthèse des points discutés, rappelle quels sont les accords conclus et les noms des responsables des différentes tâches, afin de ne laisser aucun doute parmi les participants.
Pour conclure
Il est assez facile d’éliminer les réunions sans but; il suffit de s’assurer que chaque réunion que vous coordonnez ait des objectifs à atteindre et de les partager avec toutes les personnes concernées.
Pour réussir des réunions efficaces, vous devez garder le contrôle et veiller à ce que le programme établi soit respecté tout au long de la réunion, en évitant que le sujet ne soit détourné et que l’objectif ne soit atteint.
Une fois la réunion terminée, efforcez-vous de vérifier la réalisation des actions engagées. Il n’y a rien de plus énervant pour des collaborateurs que de passer beaucoup de temps en réunion si rien n’est mis en œuvre ensuite. Cela risque d’être démotivant et contre-productif.
Pour aller plus loin, nous accompagnons les entreprises sur ce thème, à travers notre formation “animer des réunions productives et efficaces.”
