Pourquoi les RH sont-ils en première ligne pour aider les salariés à maîtriser leur communication digitale ?

Tous les salariés, depuis le PDG jusqu’à l’employé de base, tous sont connectés quotidiennement et utilisent massivement les outils numériques. En engageant l’image de leur entreprise, ils mettent en jeu leur propre crédibilité, et consacrent un temps conséquent dans une communication parfois non maîtrisée.

Nous le savons tous, l’environnement digital est vaste ; il existe une multiplicité d’outils de communication : 

• Site Internet de l’entreprise, sur lequel on poste éventuellement des commentaires. 
• Sites Internet sur l’attractivité de l’entreprise (Glassdoor, Great place to work,…), sur lesquels on s’exprime de façon anonyme sur la qualité du management et sur l’ambiance dans l’entreprise. 
• Réseaux sociaux généralistes (Facebook, Instagram, etc.), sur lesquels on raconte éventuellement sa vie au travail. 
• Réseaux sociaux professionnels ou semi-professionnels (LinkedIn, Meetup, Xing…), sur lesquels on s’expose en tant que salarié et professionnel. 
• Réseaux sociaux fermés (Workplace par exemple), sur lesquels on partage de bonnes pratiques et où l’on présente avec fierté ses réalisations.
• Cette liste n’est pas exhaustive…

Qui mieux que les RH pour sensibiliser, informer et former les salariés sur la bonne utilisation des réseaux sociaux, dés lors que l’image de l’entreprise est concernée ?

Autre aspect de la communication digitale en entreprise : en dehors des réseaux sociaux et des messageries instantanées (Slack, What’sApp, Messenger, etc.), la communication digitale passe par un autre (gros) outil : l’envoi et la réception de courriels (Emails). Les Emails s’adressent à tous les niveaux de l’entreprise, directement informés. Ils permettent de diffuser rapidement de l’information. Mais ils ont de nombreux aspects pervers, sur laquelle les DRH peuvent proposer des bonnes pratiques aux collaborateurs: 

• Définir des horaires et des jours d’utilisation (exemple : pas d’envoi de mails le week-end, ou pas de réponse exigée avant le lundi matin).
• Insister sur le droit à la déconnexion : droit de rester éloigné des échanges de mails pendant ses vacances.
• Rappeler la façon de prioriser ses envois : limiter au strict minimum le nombre de personnes destinataires (exemple : le PDG n’a pas forcément besoin d’être mis au courant de la panne récurrente du photocopieur).
• Mieux organiser son temps : ne pas être otage de ses mails, en définissant les moments de la journée où l’on ne regarde pas ses mails.
• Favoriser l’échange en face-à-face plutôt que l’échange virtuel ; celui-ci a tendance à déshumaniser les relations, et à faire monter les tensions entre les collaborateurs.
• Aider l’ensemble des parties à prendre conscience du temps passé quotidiennement à la lecture et la rédaction de mails (on parle de 3 à 4 heures par jour pour certains cadres, heures qui pourraient être mieux utilisées, par exemple pour un Directeur Commercial, à la réflexion, au contact avec les clients, à la relation avec son équipe).

Pourquoi cette question concerne-t-elle tout particulièrement les DRH ? Parce que l’invasion de la communication digitale dans la vie professionnelle et personnelle a des effets pervers. Qui n’est pas rentré de vacances avec 200 ou 300 mails à lire ? Qui n’a pas eu un sentiment de découragement, voire d’épuisement (on peut parler ici de burn-out) face à cet afflux permanent de mails, de requêtes, auxquels la réponse instantanée est attendue ? 

Les DRH, en tant qu’acteurs de la qualité de vie au travail (QVT), sont les premiers concernés par la diffusion de bonnes pratiques et par la sensibilisation des équipes aux risques d’une utilisation inappropriée de la communication digitale. En agissant de la sorte, ils favorisent l’utilisation raisonnée du Digital, et contribuent à restaurer la relation entre les salariés.